Über JW Froehlich Maschinenfabrik GmbH

Seit mehr als 50 Jahren sind wir spezialisiert auf die Entwicklung, Konstruktion und Fertigung von Testständen für Verbrennungsmotoren, Getriebe und E-Drive, komplexer Prüf- und Montagesysteme sowie von Geräten zur Dichtheitsprüfung für die Automobilindustrie und ihre Zulieferer. Als inhabergeführtes, weltweit agierendes, innovatives Unternehmen befinden sich unsere Werke und Niederlassungen in Deutschland (Hauptsitz in Leinfelden-Echterdingen, Nähe Stuttgart), England, den USA und China.

S4M

JW Froehlich hatte die internen Prozesse bereits im Rahmen eines anderen Projekts digitalisiert. Das volle Potential der vorangegangenen Prozessdigitalisierung wurde dabei jedoch noch nicht völlig ausgeschöpft. Insbesondere bei der Suche und Auflistung von Dokumenten gab es Verbesserungsbedarf, um den Mitarbeitern die tägliche Arbeit zu erleichtern. Zwar ist es bereits mit den Bordmitteln von Microsoft 365 möglich, Dokumente gemäß ihrer Relevanz anzuzeigen. Die Microsoft 365 Standard-Suchfunktion ist jedoch nicht immer selbsterklärend und in ihren Funktionen wenig intuitiv. Um unseren Mitarbeitern einen größeren Nutzen der Plattform zu bieten, haben wir uns für den Einsatz der von EIB Consulting GmbH entwickelten Lösung S4M entschieden. S4M bietet für unsere Mitarbeiter eine perfekte Erweiterung der Microsoft 365 Cloud.

Eine der Besonderheiten von S4M ist es, Dokumente unter anderem vorgangsbezogen zu finden und als Ergebnisbaum oder in einer flachen Liste anzuzeigen. Dadurch ergeben sich Möglichkeiten, wie man sie aus klassischen DMS Lösungen kennt. Wollen unsere Mitarbeiter beispielsweise herausfinden, ob alle Dokumente vorhanden sind, oder welche Dokumente (Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen…) überhaupt vorliegen, kann S4M mit wenigen Klicks die Antwort liefern. Allein mit den Bordmitteln von Microsoft 365 wäre eine so schnelle und komfortable Anzeige dieser Informationen nicht möglich.

Weiterhin können die gefunden Dokumente auf Wunsch sofort aus dem Suchkontext bearbeitet werden. Eine extrem hilfreiche Funktion, die wir bei den Bordmitteln von Microsoft 365 ebenfalls schmerzlich vermisst haben. S4M bietet uns hingegen nicht nur die Möglichkeit, das Dokument selbst zu bearbeiten, sondern erlaubt auch die unkomplizierte Anpassung der zugehörigen Metadaten. Der gewonnene Produktivitätsvorteil ist enorm, da die Dokumente nicht wie bei der Standardsuche zunächst separat geöffnet werden müssen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist für uns, dass S4M sich nahtlos in Teams integriert. Wir verwenden S4M sowohl innerhalb von Teams-Teams als „lokale“ Suche wie auch als Personal-App als zentrale Suche über den gesamten Tenant hinweg. Durch die praktischen Konfigurationsmöglichkeiten können wir S4M außerdem an die Bedürfnisse jeder Abteilung anpassen.

Dank der Bereitstellung als Addon hatten wir eine äußerst kurze Integrationszeit ohne Implementierungs-Projekt!

Fazit

Wir sind begeistert, wie schnell der Einsatz von S4M zu spürbaren, positiven Ergebnissen geführt hat und freuen uns auf eine auch weiterhin so erfolgreiche Zusammenarbeit mit der EIB Consulting GmbH.